Manajemen Organisasi

DEFINISI MANAJEMEN

            Menurut Harold Koontz and Heinz Weihrich, manajemen adalah “proses penyusunan dan pemeliharaan lingkungan dalam mana individu-individu, bekerja secara bersama dalam suatu kelompok, yang berupaya memenuhi suatu tujuan secara efisien. Koontz and Wehrich lalu meluaskan definisi tersebut sebagai berikut:

1.    Sebagaimana manajer, orang-orang menjalankan fungsi manajerial seperti planning, organizing, staffing, leading, and controlling.

2.    Manajemen diberlakukan atas setiap jenis organisasi.

3.    Fungsi manajerial ditimpakan pada setiap manajer pada level organisasi manapun.

4.    Manajemen memberi perhatian pada produktivitas.

James A.F. Stoner, R. Edward Freeman, and Daniel R. Gilbert, JR. mendefinikan manajemen sebagai “proses planning, organizing, leading, dan controlling kerja-kerja para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan organisasi yang ada.” Manajemen adalah praktek yang disadari dan terus-menerus guna membentuk organisasi. Setiap organisasi punya orang yang bertanggung jawab guna membimbing mereka mencapai tujuan. Orang ini disebut manajer. Sebab itu, organisasi haruslah dimanajemen.

Menurut Andrew J. DuBrin – mirip dengan Stoner et al di atas –manajemen adalah “proses penggunaan sumberdaya organisasi guna mencapai tujuan organisasi melalui fungsi-fungsi planning, organizing and staffing, leading, dan controlling.Ada 5 komponen penting dalam definisi tersebut, yaitu:

1.    Bekerja dengan dan melalui orang lain;

2.    Mencapai tujuan-tujuan organisasi;

3.    Penyeimbangan efektifivitas dan efisiensi;

4.    Mencapai hasil terbaik dalam keterbatasan sumber daya; dan

5.    Menghadapi lingkungan yang berubah.

Bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajemen adalah sebuah proses sosial. Suatu tujuan kolektif mampu membawa individu-individu yang berbeda untuk bekerja bersama-sama. Misalnya membangun candi-candi atau masjid-masjid, merakit sepeda motor, membangun stadion olahraga, membangun gedung sekolah, dan sejenisnya. Dalam konteks bekerja dengan dan melalui orang lain ini peran manajer menjadi signifikan. Manajer akan dihadapkan dengan : (1) masalah hubungan interpersonal; (2) kegagalan memenuhi tujuan organisasi; (3) kegagalan membangun dan memimpin tim; dan (4) ketidakmampuan untuk berubah dan beradaptasi selama masa transisi.

Mencapai tujuan-tujuan organisasi. Tujuan adalah sasaran yang harus diperjuangkan serta diharapkan untuk tercapai. Organisasi biasanya lebih berhasil jika kegiatannya dituntun oleh tantangan untuk mencapai tujuan. Berbeda dengan individu, pencapaian tujuan organisasi harus dilakukan lewat tindakan kolektif. PT. Astra International, sebagai misal, menargetkan penjualan 550 ribu unit roda empat pada 2012 dan mempertahankan pangsa pasar 55%. Dengan target tersebut, manajemen perusahaan ini harus mampu memanage 151.303 pekerja-nya yang tersebar dalam 148 perusahaan cabang untuk mencapai tujuan ini.

Penyeimbangan efektifivitas dan efisiensi. Efektivitas adalah elemen kunci dalam proses manajemen yang berhubungan dengan pencapaian tujuan organisasi. Efisiensi adalah elemen kunci dalam proses manajemen yang menyeimbangkan jumlah sumber daya yang digunakan dalam pencapaian tujuan. Penjelasan mengenai efektivitas dan efisiensi dapat dilihat melalui kalimat-kalimat dalam tabel di bawah ini :

Tabel 1 Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi

Mencapai hasil terbaik dalam keterbatasan sumber daya. Manusia hidup di dunia yang serba terbatas. Dalam dunia yang terbatas ini, bidang ekonomi dan manajemen memiliki fokus yang serupa. Ekonomi bicara soal bagaimana sumber daya yang terbatas bisa didistribusikan untuk pemakaian-pemakaian berbeda. Manajemen bicara soal bagaimana manajer mengatur faktor-faktor produksi yang terbatas – tenaga kerja, tanah, dan modal – agar dapat digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.

Menghadapi lingkungan yang berubah. Manajer yang sukses adalah yang mampu mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. Masalah yang berhubungan dengan perubahan ini adalah terrorisme, globalisasi, environmentalisme, evolusi kualitas produk, bangkitnya kesadaran identitas, dan revolusi internet serta e-business.

Lewat paparan singkat dan sedikit penjelasan mengenai konsep organisasi dan manajemen, maka dapat dilihat kesalingterkaitan antara kedua konsep tersebut. Organisasi membutuhkan manajemen guna mengatur dirinya, manajemen membutuhkan entitas organisasi untuk mengaktualisasikan fungsi-fungsinya dan ini terjelma dalam fungsi-fungsi manajerial dalam organisasi.

Fungsi-fungsi Manajerial dalam Organisasi

Fungsi Manajerial adalah “tugas-tugas administratif umum yang harus dilakukan oleh organisasi secara keseluruhan demi mencapai tujuan yang dikehendaki.” Umum diketahui bahwa tugas-tugas kemanajerialan dalam organisasi terdiri atas 8 point, yaitu:

1.    Planning. Planning (perencanaan) dirujuk selaku fungsi manajemen yang paling utama. Planning adalah “formulasi rangkaian tindakan yang harus dilakukan di masa datang.” Rencana dibuat berdasarkan tujuan. Tujuan yang pencapaiannya dituangkan ke dalam perencanaan memberi arah dan sasaran kerja bagi organisasi, sub-sub unitnya, serta kontribusi yang dilakukan para anggota organisasi.

2.    Decision Making. Decision making (pembuatan keputusan). Manajer melakukan pemilihan atas sejumlah alternatif tindakan. Pengambilan keputusan yang cerdas dan etis saat ini telah menjadi kebutuhan sekaligus tantangan besar bagi para manajer.

3.    Organizing. Organizing (pengorganisasian) adalah pertimbangan struktural yang terdiri atas penciptaan rantai komando organisasi, pembagian kerja, dan penentuan kewenangan. Pengorganisasian yang teliti akan memastikan penggunaan sumber daya manusia dilakukan secara efisien.

4.    Staffing. Keunggulan suatu organisasi bergantung pada orang-orang yang menjadi anggotanya. Staffing terdiri atas proses seperti rekrutmen, training, dan pengembangan sumber daya manusia dimana mereka ini yang akan memberi kontribusi pada setiap kegiatan organisasi.

5.    Communicating. Manajer masa kini bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan pengetahuan teknis kerja, instruksi, peraturan, dan informasi yang dibutuhkan agar pekerjaan dapat selesai kepada para pekerjanya. Manajer juga harus sigap menjamin komunikasi 2 arah serta responsif atas umpan balik, baik saat berkomunikasi dengan atasan maupun bawahan.

6.    Motivating. Aspek penting manajemen adalah memotivasi individu agar mau bekerja untuk mengejar tujuan bersama. Pemotivasian ini dilakukan dengan cara memuaskan kebutuhan serta memenuhi harapan pekerja melalui pemberian pekerjaan yang bermakna serta reward. Jadual kerja yang fleksibel akan sangat memotivasi pekerja di era saat ini.

7.    Leading. Manajer harus mampu menjadi pemimpin yang inspiratif dengan menjalankan peran-peran, baik menjadi model pekerja ideal yang harus dicontoh ataupun mampu mengadaptasi secara fleksibel gaya manajemen yang ia kembangkan sesuai tuntutan situasi. Gagasan mengenai pemimpin yang visioner kini semakin populer.

8.    Controlling. Pengendalian dilakukan manajer tatkala ia membandingkan antara hasil yang diharapkan dengan apa yang terjadi, untuk kemudian mengambil tindakan korektif atas ketidaksesuaian.

MANAJEMEN ORGANISASI

            Manajemen organisasi adalah suatu perencanaan yang berhubungan dengan bagaimana seseorang dapat mengolah atau mengurus suatu rangkaian organisasi dari memilih anggota sampai penyelesaian masalah. manajemen organisasi akan membutuhkan banyak sumber daya manusia yang bermutu dan hal ini mencakup beberapa hal.

·         Fungsi dari Manajemen Sumber Daya Manusia :

·         Memastikan karyawan yang kompeten dapat dikenali dan terpilih

·         Memfasilitasi karyawan dengan pengetahuan dan skill yang up-to-date

·         Memastikan bahwa organisasi memakai karyawan yang berkompeten dengan performa yang tinggi

Faktor lingkungan yang mempengatuhi sumber daya manusia :

·         Perkumpulan tenaga kerja/karyawan yang berpotensi untuk melancarkan protes mereka terhadap organisasi dengan persetujuan secara bersama-sama dan kolektif

·         Hukum dan aturan pemerintah -> contoh : pembatasan manajerial dalam hal perekrutan, kenaikan pangkat, dan pemberhentian karyawan

Perencanaan sumber daya manusia organisasi merupakan sebuah proses yang dilakukan oleh manajer untuk memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah karyawan yang sesuai dan jenis pekerja pada tempat dan waktu yang tepat, sehingga bisa secara efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan mereka.

Kegunaan dari perencanaan sumber daya manusia ini adalah untuk membantu meminimalisir adanya kekurangan atau kelebihan sumber daya yang ada pada organisasi dengan cara memperhitungkan kondisi sumber daya manusia pada saat ini dan memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia (SDM) di masa mendatang.

Rekrutmen dan Derekrutmen (Pemberhentian karyawan) :

·         Rekrutmen adalah proses mengalokasikan, mengidentifikasi, dan menarik pelamar kerja yang handal

·         Derekrutmen adalah proses mengurangi surplus sumber daya pada tenaga kerja yang ada pada organisasi

·         Perekrutan Online -> mekanisme perekrutan melalui internet (pada website organisasi ataupun recruiter online)

Seleksi :

·         Proses Selaksi adalah proses penyaringan pelamar kerja untuk memastikan terpilihnya kandidat yang tepat

·         Seleksi adalah kegiatan memprediksi calon tenaga kerja, apakah diterima atau ditolak

·         Eror pada seleksi : menolak karyawan yang berpotensi sukses atau menerima karyawan dengan skill yang minim

Cara / alat untuk melakukan Seleksi :

·         Lembar permohonan pekerjaan

·         Tes tertulis

·         Tes simulasi performa

·         Wawancara

·         Penelusuran backgroung/latar belakang

·         Pemeriksaan kesehatan

Sumber - http://setabasri01.blogspot.com/2010/12/definisi-organisasi-dan-manajemen.html
            - http://yastory.blogspot.com/2011/02/manajemen-organisasi.html